5 Gründe für ein ERP – und gegen Einzweck-Apps

Hier sind die fünf Hauptgründe, warum kleine und mittlere Unternehmen zu ERP-Systemen greifen. Neben der Kostenersparnis senken sie die Fehlerquote und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Davon profitieren das Unternehmen und seine Mitarbeiter, vor allem aber steigt die Zufriedenheit der Kunden. Zögern Sie noch, auf ein ERP-System umzusteigen?

1. Sie sparen Geld

ERP (Enterprise Resource Planning, also Unternehmensressourcenplanung) vereint mehrere Systeme, die derzeit vielleicht über Ihr Unternehmen verstreut sind. Vom CRM (Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsmanagement) bis zum Projektmanagement haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle für ihre Arbeit nötigen Werkzeuge aus einem zentralen System.

Durch die Vereinheitlichung der Systeme helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit effizienter zu nutzen. Mit einem ERP-System müssen Nutzer die benötigten Informationen nicht mehr in mehreren Systemen suchen. Statt die Menge auf einer Bestellung in einem System mit dem Lagerbestand in einem anderen zu vergleichen, haben Sie diese Daten übersichtlich an einem Ort.

In einer zentralen Datenbank sind Informationen leichter zugänglich. Außerdem sparen Sie Zeit und Geld, die Sie sonst in die Schulung der Nutzer auf mehreren Systemen investieren müssten. Ihre Mitarbeiter lernen, ein System zu bedienen statt mehrerer unterschiedlicher.

2. Sie arbeiten besser zusammen

Die Eigenschaften von ERP-Anwendungen unterscheiden sich je nach Programm, doch im Allgemeinen verbessern alle Systeme die Zusammenarbeit. Eine Abteilung muss die andere nicht mehr um Daten bitten. Die Arbeit in einem System gibt jedem, dem Sie die Berechtigung erteilen, Zugriff auf die nötigen Informationen.

Mit dieser Datenbank geben Sie Ihrem Unternehmen eine einzige Quelle für alle Informationen, was die Fehlerquote senkt. Kopieren Sie wichtige Informationen (etwa Rechnungsnummer oder Betrag) nicht mehr von einem Werkzeug ins andere. Sie verlieren unnötig Zeit, riskieren Fehler und erhöhen die Kosten, die durch die Arbeit mit unvollständigen Daten entstehen.

Da alle Daten in einem System gespeichert, geteilt und zugänglich sind, können Sie sich auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit verlassen. Das lässt sich nicht sagen, wenn Ihr Team dieselben Kundeninformationen immer wieder in verschiedene Systeme eingeben muss. Ohne ERP-System entstehen menschliche Fehler, die sich mit einem einheitlichen System vermeiden lassen.

3. Sie analysieren einfacher

Eine zentrale Informationsdatenbank hilft, Analysen und Berichte zu verbessern. Da das ERP-System alle Eingaben der Nutzer erfasst und speichert, wird es zu einem hervorragenden Business-Intelligence-Werkzeug. Berichte, für die allein das Sammeln und Aufbereiten der Daten Tage dauern konnte, sind mit einem ERP in wenigen Minuten fertig.

Die meisten ERP-Systeme bieten anpassbare Dashboards, sodass die Geschäftsführung jeden Bericht mit wenigen Klicks einsehen kann. Diese Berichte reichen von Gewinn- und Ausgabenübersichten bis zu KPIs, die Einblick in bestimmte Funktionen geben.

Der Zugriff auf diese Berichte ermöglicht Ihrem Team bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit. Sie müssen nicht mehr lange darauf warten, dass jemand die benötigten Berichte erstellt.

4. Sie steigern die Produktivität

Mit traditionellen Methoden sind langwierige Aufgaben unvermeidlich. Aufgaben wie das Erstellen von Berichten, die Inventur, das Verfolgen von Zeitplänen und die Auftragsbearbeitung haben den Mitarbeitern historisch die meiste Zeit gekostet. Neben dem Zeitaufwand senken diese Prozesse die Arbeitsmoral und öffnen Fehlern Tür und Tor.

Weil dieselben Daten mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden müssen, machen selbst die besten Mitarbeiter zwangsläufig Fehler. Wenn Sie die richtige Lösung wählen, kann ein ERP-System Ihre langwierigsten Aufgaben automatisieren. Die Datenbank des ERP-Systems beseitigt unnötige Aufgaben wie die Dateneingabe und ermöglicht dem System, anspruchsvollere Berechnungen in wenigen Minuten durchzuführen.

5. Sie haben zufriedenere Kunden

Kundenmanagement war noch nie so wichtig. Heute wenden sich immer mehr Menschen für Rat ans Internet: was man tragen, was man essen und wie man leben soll. Ganze 84 % der Nutzer vertrauen Online-Bewertungen so sehr wie dem Rat eines engen Freundes.

Der beste Weg zu mehr Kundenzufriedenheit sind kundenorientierte Dienstleistungen. Ein ERP bietet sie auf mehrere Arten. Die meisten ERP-Systeme sind mit einem CRM-Werkzeug ausgestattet. Sie lassen sich zudem einfach integrieren und haben Zugriff auf bestimmte Daten aus dem gesamten System.

Neben den Kontaktdaten liefert Ihnen ein integriertes CRM wertvolle Verlaufsdaten zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Kunden. Diese Informationen helfen Ihrem Team, die Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden besser zu verstehen. Ihre Mitarbeiter arbeiten leichter, weil sie besser verstehen, was ein bestimmter Kunde braucht.